IDEAS QUE BULLEN

En la oficina, e incluso en el devenir diario, existen personas absorbentes para quienes sus prioridades se convierten en las de los demás, automáticamente. Son los ladrones de tiempo.

Su comportamiento típico incluye el mandar un email y al minuto llamar por teléfono o plantarse en tu despacho. ¿Has leído mi email? Te lo dicen con cara de preocupación, como si el “Titanic” se estuviera hundiendo de nuevo.

No tienen ningún problema en interrumpir. Si estas sólo, irrumpen; si estás hablando por teléfono se quedan ahí hasta que acabes, eso sí, disimulando como quien no está escuchando. Si estás hablando con alguien, se plantan como estatuas intentando meter baza. Tienen muy claros sus objetivos y cualquiera que se interponga es arrasado. Son perros de presa que no pararan hasta que obtengan lo que necesiten. Además quieren respuestas inmediatas y muchas veces esa inmediatez lleva a errores por precipitación. Luego, claro, me lo dijo “Juan”.

Normalmente no son maleducados, al revés, van con una sonrisa por delante. Son trabajadores, cumplidores y pelotas. Por eso es difícil ser seco con ellos. Pero no hay otra solución. De lo contrario acabarías trabajando para ellos, en lugar de hacer lo que se supone que debes de hacer. Si les haces caso, eres un filón de ideas y trabajo que no desaprovecharán. Son también agradecidos, pero consideran que es tu deber ayudarles y responder inmediatamente. De lo contrario, puede que al cabo de unos días algún jefe te pregunte por qué no colaboras.

Di “No” y serás respetado. Para poder hacer eso ten claros tus objetivos, valora tu tiempo, en caso de duda, no contestes, si no lo puedes evitar, negocia “qué y cuándo” lo vas a hacer, no tengas miedo a sentirte rechazado o culpable (¿se enfadará? ¿Le estoy haciendo una faena?) y sobre todo, no pongas excusas: el “No” debe ser firme pero educado. Ya sabéis, usad eso de la asertividad. A modo de ayuda, podéis indicar que:

• estáis abrumados por tareas más importantes y urgentes.
• no eres el mejor en ese campo ni el más cualificado.
• dale soluciones: desvíalo hacia otra(s) personas(s) o documentación relacionada.

Hay otras muchas maneras de dejar que nos roben el tiempo. Entre estas, las más insidiosas son las reuniones. Si no vas, sientes que te dan de lado pero cuando participas en algunas reuniones ves que estás perdiendo el tiempo, miserablemente. En este segundo caso, os sugiero levantaros y decir amablemente que la reunión puede seguir sin vosotros. Dos sugerencias, si dudas si va a tener interés para ti, no vayas y cuantos más invitados a la reunión, peor.

Por último, me gustaría dejar claro que si nos roban el tiempo es por nuestra culpa, y la ausencia de planificación es la principal causa. Nuestros amigos anglosajones lo tienen muy claro. Para ello inventaron un acrónimo, en forma de regla nemotécnica, que debe definir nuestros objetivos: SMART. Es decir,

• Specific – el objetivo debe ser específico, identificable. Debe responder a que, quien, donde, cuando, como, etc.
• Measurable – cuantificable. Se debe poder medir el resultado.
• Attainable – el objetivo debe ser factible, realista pero lo suficientemente retador. Debe motivar.
• Relevant – este criterio viene a reforzar la idea de que el objetivo debe ser realmente de interés. Debe contestar a preguntas como ¿merece la pena el esfuerzo? ¿Se debe hacer ahora?
• Time-based – siempre, siempre, establecer cuando pueden esperarse los resultados, e identificar las distintas fases para su consecución.

Bueno, voy a apagar el móvil. El WhatsApp no hace más que sonar y me está distrayendo.